b'EL MANUAL DE RRHHEl costo de reunirseLAS REUNIONEStal vez sean uno de los costosla necesidad de combinar los conocimientos colectivos ms altos de hacer negocios. Como medida tangible,del grupo o bien la necesidad de lograr la alineacin calcule el costo salarial de los miembros del equipoy el compromiso del grupo. Estos objetivos ayudarn alrededor de la mesa para su prxima reunin de unaa determinar quin debe asistir a la reunin. Quin hora. Ese clculo no incluye el costo de oportunidadposee los conocimientos crticos y cuyo compromiso de hacer otra cosa, el tiempo de transicin, la prdidaes necesario para alcanzar el objetivo? Invite a estas de flexibilidad horaria y la prdida de nimo por asistirpersonas. Considere la posibilidad de invitar solo a a reuniones deficientes. Esto no quiere decir que lasun representante del grupo en lugar de a todos los reuniones no sean necesarias. Dira, sin embargo, quemiembros. Estar informado es una de las razones que muchas reuniones no son necesarias y que la mayorase aducen a menudo para asistir a una reunin. Hay JONATHAN SHAVERpueden mejorarse. Reunir a la gente tiene un costo yformas de estar informado que no requieren sentarse es propietario dedeberamos hacer todo lo posible por maximizar elen silencio a ver cmo otros discuten un tema. Eso es Envision Partners, LLC. retorno de la inversin. Centrmonos solo en la planifi- caro. Cuando los individuos hayan desempeado su cacin.papel, deben marcharse. Los dems pueden incorpo-Los expertos sugieren que la planificacin de unararse cuando les toque.reunin debera ocupar un tercio del tiempo previstoEn consonancia con el establecimiento de un para la misma. Empiece por redactar un propsitopropsito, el orden del da es un plan de accin, no una activo para la reunin o para los temas que deseelista de temas a tratar. El orden del da debe prepara-tratar en ese momento. El propsito debe empezarrse y compartirse antes de la reunin. Las reuniones con un verbo y ser especfico: identificar el problema,deben contar con un anotador y alguien que controla proponer soluciones, informar sobre los progresos,el tiempo. En lugar de compartir informacin, la mayor construir un modelo, compartir lo aprendido, generarparte de la reunin debe consistir en procesar infor-nuevas ideas, introducir una nueva estructura orgnica,macin. Cada tema debe tener un resultado deseado. escuchar los desacuerdos, resumir las conclusiones yComenzar por un tema fcil y tratar menos temas en verificar la comprensin. lugar de ms. Programar el tiempo adecuado es el Luego, en segundo lugar, pregntese si hay algunapaso ms difcil de la preparacin del orden del da. otra opcin que no sea reunir a todo el mundo en elEs preferible equivocarse por exceso de tiempo que mismo espacio al mismo tiempo para cumplir conpor falta del mismo, y luego haga todo lo posible para el objetivo. Si la respuesta es afirmativa, utilcela!reducir la necesidad de tiempo asignado. Enve los Hay muchos canales de comunicacin tiles que noresultados que se desean alcanzar y las preguntas requieren reunirse. Hemos descubierto que las reun- para el debate con bastante antelacin. Espere que iones virtuales son una forma de reducir el costo delos miembros lean previamente y respete a los que lo las reuniones. La comunicacin asncrona existe desdehayan hecho. Controle el tiempo durante el debate y hace ms tiempo y es una forma an mejor de reducirhaga que los miembros se comprometan con el resul-costos. Piense en los mensajes de texto entre oficinas,tado. el correo electrnico, los libros blancos, las presenta- La planificacin es slo el principio. La facilitacin ciones de diapositivas o virtuales, o los mensajes dede conversaciones dinmicas en grupo tambin debe vdeo. Repita esta revisin para cada tema que crearecibir su atencin. Dado que las reuniones suponen un que amerita una reunin. Algunos temas puedengasto importante, debemos esforzarnos por mejorar resolverse parcialmente sin una reunin y, por tanto, setodos los aspectos como haramos con cualquier otro reducir el tiempo requerido para la reunin. Haga estoproceso en el lugar de trabajo. Una buena planificacin con la lista anterior y vea si puede reducir el costo depuede que al principio le lleve ms tiempo, pero una los insumos. buena planificacin optimiza el tiempo de losLa razn ms comn para organizar una reunin esdems. SWLATAM SEEDWORLD.COM /9'